Adresse: Bülowsvej 35A, 1870 Frederiksberg C, Danmark
E-mail: team@copenhagenstaff.com
Hjemmeside: copenhagenstaff.com
1. Parter og accept
1.1 Denne Masterserviceaftale (“Aftalen”) er indgået mellem Copenhagen Staff ApS (“Copenhagen Staff”, “vi”, “os”) og den virksomhed eller organisation, der afgiver en personalerekvision (“Kunden”, “du”).
1.2 Ved at afgive en personalerekvision via vores hjemmeside, via e-mail, via telefon eller på enhver anden måde accepterer Kunden og accepterer at være bundet af denne Aftale i sin helhed.
1.3 Denne Aftale regulerer alle tidligere, nuværende og fremtidige transaktioner mellem Copenhagen Staff og Kunden, medmindre den erstattes af en separat skriftlig aftale underskrevet af bem&yndigede repræsentanter for begge parter.
2. Ydelsernes omfang
2.1 Copenhagen Staff leverer vikartjenester og stiller screenede og håndplukkede vikarer (“Personalet”) til rådighed for kundevenues og events på en engagementsbaseret basis.
2.2 Copenhagen Staff fungerer som formel arbejdsgiver for alt leveret Personale. Kunden er ikke arbejdsgiver for det Personale, Copenhagen Staff leverer.
2.3 Copenhagen Staff er ansvarlig for Personalets lønadministration, lovpligtige fradrag, optjening af feriepenge og arbejdsgiverforpligtelser i relation til Personalet i henhold til dansk arbejdsret.
2.4 Copenhagen Staff garanterer ikke tilgængeligheden af specifikke personer og forbeholder sig retten til at levere alternativt Personale, der opfylder de aftalte krav.
2.5 Copenhagen Staff garanterer ikke specifikke resultater, præstationsniveauer eller outcomes fra det leverede Personale ud over udvisning af rimelig omhu ved udvælgelse og screening.
3. Bestillingsproces og bekræftelse
3.1 Afgivelse af ordre. Kunden kan afgive en personalerekvision ved at udfylde bestillingsformularen på vores hjemmeside, via e-mail eller på enhver anden metode, der er aftalt med Copenhagen Staff.
3.2 Ordrebekræftelse fra koordinator. Ved modtagelse af en ordre vil en koordinator fra Copenhagen Staff gennemgå anmodningen og udstede en skriftlig Ordrebekræftelse via e-mail til Kundens angivne kontaktadresse med dato(er), tidspunkt(er), antal og type Personale, servicegebyr pr. time, estimerede samlede omkostninger samt eventuelle specifikke krav.
3.3 Kundens godkendelse påkrævet. Ordrebekræftelsen udgør ikke en bindende aftale, før Kunden har givet skriftlig godkendelse med udtrykkelig skriftlig accept af pris, omfang og vilkår. Mundtlig accept er ikke tilstrækkelig og skaber ingen bindende forpligtelse for Copenhagen Staff.
3.4 Behandlingsbekræftelse. Ved modtagelse af Kundens skriftlige godkendelse vil Copenhagen Staff udstede en anden e-mail, der bekræfter, at ordren behandles.
3.5 Ingen bindende forpligtelse før skriftlig godkendelse. Copenhagen Staff er ikke forpligtet til at levere Personale, før Ordrebekræftelsen er godkendt skriftligt af Kunden.
3.6 Ændringer af ordrer. Eventuelle ændringer af en bekræftet ordre skal anmodes skriftligt og er underlagt tilgængelighed. Ændringer anmodet mindre end 24 timer før engagementets starttidspunkt kan muligvis ikke imødekommes.
4. Gebyrer og prissætning
4.1 Servicegebyrstruktur. Copenhagen Staff opkræver et gennemsigtigt enkelt servicegebyr pr. time pr. leveret Personalemedlem baseret på Kundens eksisterende lønsats for sammenlignelige direkte ansatte medarbejdere plus Copenhagen Staffs servicegebyr. Den gældende sats bekræftes i hver Ordrebekræftelse.
4.2 Alt-inklusivt gebyr. Det timebaserede servicegebyr bekræftet i Ordrebekræftelsen er det samlede beløb, Kunden skal betale. Der er ingen yderligere gebyrer for administration, weekendarbejde, aftenvagter, hasteleveringer eller andre tillæg, medmindre dette udtrykkeligt er aftalt skriftligt på forhånd.
4.3 Personalets løn og lønudbetaling. Kunden er ikke ansvarlig for at betale løn, feriepenge, arbejdsgiverbidrag til sociale ydelser eller andre ansættelsesrelaterede omkostninger direkte til Personalet. Copenhagen Staff håndterer alle lønforpligtelser. Kunden betaler kun det aftalte servicegebyr pr. time og modtager en ren servicefaktura.
4.4 Minimumsvagtlængde. Der gælder et minimumgebyr på 4 (fire) timer pr. Personalemedlem pr. vagt. Minimumsgebyret på 4 timer gælder stadig fuldt ud, selv hvis engagementet afsluttes før 4 timer er gået.
4.5 Yderligere timer. Hvis Personalet skal arbejde ud over de aftalte timer, skal Kunden indhente forudgående skriftlig godkendelse fra Copenhagen Staff-koordinatoren. Yderligere timer faktureres til den aftalte timesats.
5. Fakturering og betaling
5.1 Fakturaplan. Copenhagen Staff udsteder fakturaer til alle Kunder to gange ugentligt — hver mandag og hver fredag — for alle gennemførte vagter og bekræftede timer i den foregende periode.
5.2 Betalingsbetingelser. Alle fakturaer forfalder til betaling inden 7 (syv) kalenderdage fra fakturadatoen (netto 7), medmindre alternative betalingsbetingelser udtrykkeligt er aftalt skriftligt.
5.3 Fakturaindhold. Hver faktura vil specificere Personalets arbejdede timer, dato og venue for hvert engagement, den gældende timesats og det samlede skyldige beløb. Kunden modtager kun en ren servicegebyrfaktura.
5.4 Forsinket betaling. I tilfælde af forsinket betaling forbeholder Copenhagen Staff sig retten til at opkræve renter af forfaldne beløb i overensstemmelse med den danske rentelov (Renteloven) til den gældende lovbestemte sats fra forfaldsdatoen.
5.5 Bestridte fakturaer. Eventuelle fakturatvister skal rejses skriftligt inden 3 (tre) kalenderdage fra fakturadatoen. Manglende rejsning af en tvist inden for denne periode udgør fuld accept af fakturaen.
5.6 Suspension af tjenester. Copenhagen Staff forbeholder sig retten til straks at suspendere alle tjenester, hvor betaling er mere end 14 dage forfalden.
5.7 Alternative betalingsbetingelser. Enhver aftale om andre betalingsbetingelser end netto 7 skal aftales skriftligt og bekræftes af en bem&yndiget repræsentant for Copenhagen Staff. Mundtlige aftaler om betalingsbetingelser er ikke bindende for Copenhagen Staff.
6. Kundens forpligtelser
6.1 Kunden skal sørge for et sikkert arbejdsmiljø for Personalet i overensstemmelse med den danske arbejdsmiljølov (Arbejdsmiljøloven) og al anden gældende sundheds- og sikkerhedslovgivning.
6.2 Kunden skal opretholde gyldig og tilstrækkelig arbejdsgiveransvarsforsikring og arbejdsskadeforsikring, der dækker Personale leveret af Copenhagen Staff, mens de arbejder på Kundens arbejdssted.
6.3 Kunden anerkender og accepterer udtrykkeligt, at Personale leveret af Copenhagen Staff er dækket af Kundens arbejdsskadeforsikring under engagementet, og at Kunden bærer det fulde og primære ansvar for ulykker, skader og hændelser.
6.4 Kunden skal informere Personalet om alle relevante sundheds- og sikkerhedsregler, procedurer og nødprocedurer ved starten af hvert engagement.
6.5 Kunden må ikke kræve, at Personalet udfører arbejde, der er ulovligt, usikkert eller væsentligt forskelligt fra den rolle, der er beskrevet i Ordrebekræftelsen.
6.6 Kunden skal give nøjagtige og fuldstændige oplysninger ved afgivelse af ordrer.
6.7 Kunden skal straks underrette Copenhagen Staff om enhver ulykke, skade, sygdom eller hændelse, der involverer Personalet under et engagement.
6.8 I overensstemmelse med vikarloven skal Kunden informere Personalet om ledige faste stillinger i sin organisation.
6.9 Som standard møder alt Personale op i helt sort påklædning. Hvis Kunden kræver anden uniform, brandet tøj, beskyttelsesbeklædning, tilbehør eller anden venuespecifik påklædning, er det Kundens ansvar at stille dette til rådighed og klæde Personalemedlemmet på, inden vagten begynder.
7. Tilsyn og instruktion
7.1 Under et engagement arbejder Personalet under Kundens daglige instruktion og tilsyn.
7.2 Kunden må ikke give i underentreprise, udlåne eller overføre Personale til nogen anden organisation, venue eller lokation uden forudgående skriftligt samtykke fra Copenhagen Staff.
7.3 Kunden skal behandle Personalet med respekt og værdighed og i overensstemmelse med gældende dansk arbejds-, ligestillings- og antidiskriminationslovgivning.
7.4 Hvis Kunden er utilfreds med et Personalemedlems præstation, skal de straks underrette Copenhagen Staff. Kunden må ikke ensidigt afskedige eller sende et Personalemedlem hjem uden først at underrette Copenhagen Staff, undtagen i tilfælde af grov misligholdelse eller umiddelbar alvorlig sikkerhedsrisiko.
8. Ansvarsbegrænsning
8.1 Copenhagen Staffs samlede aggregerede ansvar over for Kunden må ikke overstige de samlede gebyrer betalt af Kunden til Copenhagen Staff i de tre (3) kalendermåneder umiddelbart forud for den hændelse, der gav anledning til kravet.
8.2 Copenhagen Staff påtager sig intet ansvar for indirekte, følgemæssige, særlige eller tilfældige tab eller skader, herunder tabt fortjeneste, tabt omsætning, tab af forretning eller omdømmeskade.
8.3 Copenhagen Staff påtager sig intet ansvar for Personalets handlinger, undladelser eller præstation, mens de er under Kundens instruktion og tilsyn. Kunden påtager sig det fulde og eneansvar for ledelse, tilsyn og konsekvenserne af Personalets handlinger under engagementer.
8.4 Copenhagen Staff påtager sig intet ansvar for tab som følge af Kundens manglende opretholdelse af tilstrækkelig forsikring, manglende tilvejebringelse af et sikkert arbejdsmiljø eller manglende overholdelse af gældende lovgivning.
8.5 Intet i denne Aftale begrænser eller udelukker Copenhagen Staffs ansvar for død eller personskade forårsaget af grov uagtsomhed fra vores side eller for ethvert andet ansvar, der ikke kan udelukkes i henhold til gældende dansk lovgivning.
9. Skadesløsholdelse
9.1 Kunden skal fuldt ud holde Copenhagen Staff, dets direktører, ledere, medarbejdere og agenter skadesløse fra og mod alle krav, forpligtelser, tab, skader, omkostninger og udgifter (herunder rimelige advokatsalærer) som følge af eller i forbindelse med:
- Enhver ulykke, skade, sygdom eller død af et Personalemedlem på Kundens arbejdssted eller under Kundens tilsyn
- Kundens manglende opretholdelse af tilstrækkelig og gyldig arbejdsskadeforsikring
- Kundens manglende overholdelse af gældende sundheds- og sikkerhedsforpligtelser
- Ethvert krav rejst af et Personalemedlem mod Copenhagen Staff som følge af Kundens instruktion, tilsyn eller arbejdsvilkår
- Kundens brud på ethvert vilkår i denne Aftale eller gældende lovgivning
10. Direkte ansættelsesgebyr
10.1 Hvis Kunden direkte ansætter, engagerer eller indgår kontrakt med et Personalemedlem introduceret til Kunden af Copenhagen Staff — uanset om det er som ansat, kontrahent, freelancer, konsulent eller i enhver anden egenskab — inden for 12 (tolv) måneder efter det pågældende Personalemedlems seneste engagement hos Kunden, forfalder et direkte ansættelsesgebyr straks til betaling.
10.2 Gebyrberegning:
- 10 % af Personalemedlemmets aftalte bruttomånedsløn for hver af de første 3 (tre) måneder af deres engagement hos Kunden, der betales månedligt bagudrettet.
- Et yderligere engangsbonusgebyr på DKK 1.000 hvis Personalemedlemmet forbliver engageret hos Kunden til udgangen af måned 3. Dette bonusgebyr forfalder til betaling ved udgangen af måned 3.
10.3 Kunden skal skriftligt underrette Copenhagen Staff inden 7 dage efter direkte engagement af et Personalemedlem, der tidligere er blevet introduceret af Copenhagen Staff. Manglende underretning påvirker ikke forpligtelsen til at betale det direkte ansættelsesgebyr.
10.4 Dette punkt overlever opsi gelse af denne Aftale.
11. Fortrolighed
11.1 Begge parter er enige om at holde alle oplysninger modtaget fra den anden part fortrolige, hvis de er angivet som fortrolige eller med rimelighed bør forstås som fortrolige.
11.2 Kunden må ikke bruge Copenhagen Staffs vikardatabase, vikarkontaktoplysninger eller oplysninger om individuelle Personalemedlemmer til andre formål end administration af bekræftede engagementer.
12. Ophør
12.1 Begge parter kan opsige denne Aftale med 30 dages skriftligt varsel.
12.2 Copenhagen Staff kan opsige denne Aftale straks og uden varsel, hvis Kunden er i væsentlig misligholdelse, herunder manglende betaling af fakturaer, insolvens eller alvorlig overtrædelse af sundheds- og sikkerhedsforpligtelser.
12.3 Opsigelse påvirker ikke rettigheder eller forpligtelser, der er opstået inden opsigelsen, herunder udestående fakturaer og eventuelle forfaldne direkte ansættelsesgebyrer.
13. Databeskyttelse
13.1 Begge parter skal overholde deres respektive forpligtelser i henhold til den danske databeskyttelseslov (Databeskyttelsesloven) og GDPR.
13.2 Copenhagen Staff vil dele minimale personoplysninger om Personalet med Kunden (navn, telefonnummer) udelukkende med det formål at facilitere bekræftede engagementer. Kunden må ikke bruge disse oplysninger til andre formål.
14. Force Majeure
14.1 Ingen af parterne er ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse forårsaget af omstændigheder uden for deres rimelige kontrol. Den berørte part skal straks underrette den anden part skriftligt.
15. Hele aftalen
15.1 Denne Aftale udgør den fulde aftale mellem parterne vedrørende dens genstand og erstatter alle tidligere repræsentationer, aftaler og forståelser.
15.2 Ingen ændring af denne Aftale er gyldig, medmindre den er lavet skriftligt og underskrevet af bem&yndigede repræsentanter for begge parter.
16. Lovvalg og jurisdiktion
16.1 Denne Aftale er underlagt og fortolkes i overensstemmelse med dansk lovgivning.
16.2 Eventuelle tvister i forbindelse med denne Aftale er underlagt de danske domstoles enekompetence med København som det aftalte værneting.
Ved at afgive en personalerekvision til Copenhagen Staff ApS bekræfter Kunden fuld accept af denne Masterserviceaftale.
Vigtig juridisk bemærkning: Disse aftaler er omfættende skabeloner baseret på forskning i dansk arbejdsret, herunder Vikarloven, Ferieloven, Arbejdstidsloven, Arbejdsmiljøloven og Renteloven. De skal gennemgås af en kvalificeret dansk arbejdsretlig advokat, inden de tages i brug.